Arhivsko delo je nastalo v povezavi s potrebo po kopičenju, sistematizaciji in shranjevanju informacij. Najprej pa so bili arhivi ustvarjeni za potrebe oblasti in državljanov pri pridobivanju izgubljenih podatkov, skrbno hranjenih v arhivu. Kadar je treba obnoviti podatke o sorodnikih, socialno-pravne ali druge narave, je treba prošnjo napisati v ustrezen arhiv.
Navodila
Korak 1
Arhivi imajo določena pravila za obdelavo prošenj državljanov, pravnih oseb in organov, zato je ključ do uspeha upoštevanje preprostih pravil, najprej mora zahteva vsebovati podatke o pošiljatelju. Za posameznika je to priimek, ime in ime, za organizacijo - ime in identifikacijski podatki.
2. korak
Drugič, v besedilu zahteve morate navesti svoj povratni naslov, sicer vam arhivski delavci preprosto ne bodo mogli poslati odgovora.
3. korak
Tretjič, svoje vprašanje je treba oblikovati čim bolj jasno. Če si želite zbrati podatke o svojih prednikih, vam ni treba podrobno opisovati zgodovine svoje družine. Nejasnih želja ni treba oblikovati; posebno pozornost je treba nameniti oblikovanju vprašanja. Dejstvo je, da bo v skladu s pravili za delo s pritožbami in prošnjami državljanov in organizacij vaša zahteva najprej šla v obravnavo vodji arhiva. Vodja bo določil klasifikacijo vprašanja: genealoško, tematsko ali družbeno-pravno. Glede na naravo zahteve jo bo upravitelj arhiva poslal v izvršitev ustreznemu oddelku. Jasno je, da bolj kot je nejasno besedilo, večja je verjetnost napačne opredelitve narave zahteve in imenovanja njenega izvršitelja. Zahteva bo "hodila" od oddelka do oddelka, medtem pa boste na odgovor počakali.
4. korak
Na koncu je treba določiti obseg zahtevanih informacij, na primer kronološke ali teritorialne. Brez pomena je, da bi poiskali vse svoje soimenjake, za iskanje sorodnikov morate navesti kronološko obdobje in ozemeljske meje.
