Nekatera pisma se končajo tako nejasno, da je naslovnik zbegan: besedilo mora znova prebrati, da razume bistvo. Zaradi pomanjkanja časa lahko prejemnik pismo zavrže ali pa naredi kaj, da se zamoti in se ne poglablja več v navedeno situacijo. Jasen, jedrnat in kompetenten zaključek poudarja spoštovanje bralca in pomaga hitro odgovoriti na zahtevo ali zahtevo.
Navodila
Korak 1
V treh točkah navedite, kaj ste želeli povedati. Morda se zdi, da so misli predstavljene jasno, vendar je zaznavanje informacij odvisno od stanja bralca. Zato ponovno preberite besedilo in si zapišite tri glavne misli ločeno. To so lahko dejstva, datumi, imena itd. Tu čustva niso potrebna, pišite na kratko, z nekaj besedami, ker morate le povzeti, opozoriti na glavne točke.
2. korak
Zapišite tri dejanja za prejemnika e-pošte. Reakcije ljudi so lahko nepredvidljive. Zdi se vam, da je na predstavljene informacije mogoče nedvoumno reagirati, človek pa to počne glede na posamezne navade in namene. Če ne navedete jasno, kaj pričakujete od bralca, on ne bo razumel ali rekel, da ni razumel.
3. korak
Seznam iz prejšnjih korakov razporedite v padajočem vrstnem redu pomembnosti. Konec pisma je včasih podoben zadnji besedi na sodni seji: od tega so odvisni vtis prejemnika pisma, sklepi in posledice. S seznama odstranite elemente, ki jih lahko izpustite, ne da bi ogrozili pomen sporočila. Preostali ožji seznam postavite na konec pisma, tako da bralec ničesar ne pogreša.
4. korak
Navedite časovni okvir. Če čakate na odziv na pismo, bodite natančni glede svojih pričakovanj. Nekateri ljudje ponavadi zamujajo do zadnjega, zato določitev določenega časa morda ne bo odveč.
5. korak
Pustite svoje kontaktne podatke. Vaš dopisnik bi moral biti sposoben hitro najti vaš telefon. Predvidite takšne situacije in za vsak slučaj v pismo vključite potrebne podatke, tudi če ste prepričani, da jih ima prejemnik.
6. korak
Bodite vljudni, povejte kaj lepega, hvala za vaš čas. Naslovnik se bo odzval bolj voljno in hitreje stopil v stik, če mu pismo ustreza ali ga zadrži pred neprijetnimi izkušnjami.
7. korak
Sporočilo podpišite s svojim imenom: to ustvarja občutek resnične komunikacije. Pomembno je, da se oseba osredotoči na odgovor in ga sprejme odgovorno. Vodi z zgledom in ljudje se bodo tudi do tebe obnašali enako.
