Dandanes pisma že postajajo redkost in preteklost. Vendar to ne velja za poslovno korespondenco. Uradno pismo je dokument, s pomočjo katerega se vzpostavijo stiki in zabeležijo vse glavne faze poslovnih odnosov. Sposobnost pravilnega pisanja poslovnega sporočila odraža usposobljenost nasprotnika in celotnega podjetja.
Potrebno je
- - košček papirja
- - pisalo ali računalnik s tiskalnikom
Navodila
Korak 1
Za poslovno pismo uporabite uradno pisemsko glavo. Ne glede na to, ali je dokument napisan v elektronski obliki ali ročno, mora vsebovati logotip podjetja pošiljatelja. Poleg tega morajo pisemske glave vključevati telefonske številke, številke faksa, spletne strani in e-poštne naslove ter poštni naslov podjetja. Na robovih ne pozabite pustiti robov, ki so potrebni za vložitev v arhivsko mapo: 3 cm na levi strani in 1,5 cm na desni.
2. korak
Pri pisanju pisma se držite formalnega sloga. Poslovni dokument mora biti nedvoumen. V svoj e-poštni naslov vključite zadevo. V poslovni korespondenci ne uporabljajte čustvenih simbolov. V primeru nadaljevanja dopisovanja je treba pustiti pismo v obliki citata, na katerega se piše odgovor. Ni treba citirati celotnega besedila v celoti, lahko se omejite le na tiste fragmente, na katere so sestavljeni odgovori. V tem primeru bo nasprotnik lažje dojel povezavo med vašim odgovorom in njegovim pismom.
3. korak
Začnite poslovno pismo z vljudnim naslovom, na primer: "Dragi Ivan Petrovič!" Pritožba mora biti osredotočena na stran. Ime je napisano v celoti, uporaba začetnic v tem primeru je nesprejemljiva. Sledi uvodni del, kjer je treba povzeti namen pisma. Glavni del dokumenta je naslednji odsek, ki podrobno opisuje, kako rešiti glavna vprašanja. Sklep je povzetek, pa tudi poziv naslovniku z izjavo pošiljateljevih pričakovanj od naslovnika ali s konkretnim predlogom za rešitev vprašanja, obravnavanega v pismu.
4. korak
V zadnjem delu bodite čim bolj korektni. Nikoli se ne odločite za svojega naslovnika. Bolje izrazite upanje, da se bo težava po vašem mnenju rešila na najboljši način. Neetično je, da naslovnika hitimo z besedami, kot sta »takoj« in »nujno«. Uporabite pravilnejši obrazec: "Prosim, odgovorite v takem in takem času." V poslovnem pismu mora biti podpis v formalni obliki. Na primer: "S spoštovanjem, Ivan Sergeevich Vasiliev." V svoj podpis vključite tudi naslov, kontaktne podatke in ime podjetja.
