V mnogih primerih morate pisati uradne pritožbene pisme določenim organom. Danes jih veliko pošiljajo v elektronski obliki, čeprav pravila za pripravo ostajajo enaka kot pri fizičnih različicah. Torej, kako morate pravilno sestaviti takšno dokumentacijo?
Navodila
Korak 1
Začnite z navedbo položaja in imena naslovnika. Na primer: "Glavnemu inženirju JSC Polad Ivanov SS". Nato na vrh pisma napišite svojo pritožbo. Običajno se začne z besedo "Dragi". Sledi polno ime in zaimek naslovnika. Lahko tudi napišete "Dragi gospod Ivanov", ne da bi navedli njegovo ime. Naslov naj bo natančno na sredini.
2. korak
Napišite preambulo pritožbenega pisma. Jasno in jedrnato navedite razloge in namen tega pisma. Naslovnik iz tega odstavka bi moral razumeti celotno bistvo pisma. Na primer, začnite takole: "Pišem vam o nezadovoljivi kakovosti ležajev, ki ste nam jih pošiljali od … do …".
3. korak
Izpolnite glavni del črke. Praviloma je sestavljen iz dveh do štirih odstavkov, ki izražajo zaskrbljenost zaradi vprašanja, opisanega v preambuli. Tudi v tem delu navedite vse svoje misli o tej zadevi in o možni rešitvi problema. Navedite, katere konkretne ukrepe naj sprejme naslovnik, da bo v bližnji prihodnosti rešil to težavo. Uporabite jasne roke, številke in stavke.
4. korak
Napišite zaključek. V tem delu oblikujte povzetek celotnega pritožbenega pisma. Primer: "Prepričan sem, da boste rešili to neprijetno situacijo in v bližnji prihodnosti bo naše sodelovanje enako kot prej."
5. korak
Dajte uradni podpis, ki vsebuje naslov delovnega mesta in vaše polno ime. Običajno pred tem sledijo: "S spoštovanjem", "S spoštovanjem", "Z upanjem za nadaljnje sodelovanje" itd. Izberite glede na situacijo.
6. korak
Naredite postscript ali postscript. Ta majhen odsek se nahaja tik pod podpisom. V črkah te oblike se redko uporablja, vendar včasih kljub temu ima svoje mesto. Postpis naslovnika obvesti o pomembnem dogodku v življenju organizacije avtorja pisma. Na primer: »P. S. Obveščam vas, da se je odstotek zavrnitev v seriji surovin, prejetih pred dvema dnevoma, povečal na 19%!"
