Telefonsko sporočilo je kratko, a pomembno sporočilo, poslano po telefonu. Tako najpogosteje obveščajo o izvedbi sestankov, sej, sestankov. Telefonsko sporočilo lahko vsebuje tudi nujno naročilo vodje. Telefonska sporočila so dohodna, ki jih prejmete, in odhodna, ki jih prenašate. Obe vrsti imata podobno zasnovo.
Navodila
Korak 1
V zgornji levi kot lista papirja položite polno ime svoje organizacije in po potrebi ime strukturne enote, na primer "Uprava mesta N." in ministrstvo za šolstvo.
2. korak
V zgornji desni kot napišite prejemnika telefonskega sporočila. Navedite položaj, priimek in začetnice osebe: "Direktor šole št. 37 Ivanov II". Če je naslovnikov več, priimkov ni treba navajati: »Direktorji šol v mestu N.«. Telefonskemu sporočilu priložite popoln seznam ustanov, ki jim je bilo poslano.
3. korak
Dve vrstici spodaj postavite besedo "Telefonogram" in njeno serijsko številko. Za odhodno telefonsko sporočilo spodaj navedite datum njegove priprave.
4. korak
Nato sledi dejansko besedilo telefonskega sporočila: »22. februarja ob 17.00 bo na oddelku za šolstvo potekal sestanek o izboljšanju dejavnosti mestnih šol. Udeležba ravnateljev je strogo obvezna. Pri pripravi besedila telefonskega sporočila se izogibajte besedam in besednim zvezam, ki jih je težko razumeti na uho in jih je težko izgovoriti. Ne pozabite, da mora biti sporočilo informativno in kratko - ne več kot 50 besed.
5. korak
Pri pošiljanju telefonskega sporočila jasno izgovorite besede, zlasti naslove, priimke, imena in zaimke ljudi, imena ulic, datume in ure dogodkov. Na koncu obvezno še enkrat preberite besedilo in se prepričajte, da je sogovornik vse pravilno zapisal. Pozorno poslušajte, ko sprejemate sporočilo po telefonu. Če imate kakršna koli vprašanja, jih takoj razjasnite.
6. korak
Pod glavnim besedilom je položaj, priimek in začetnice vodje, ki je podpisal telefonsko sporočilo: "Vodja oddelka za šolstvo Petrov P. P." Odhodni dokument mora vsebovati tudi njegov osebni podpis.
7. korak
Na dnu strani vnesite podatke o zaposlenih, ki so delali s telefonskim sporočilom. Običajno so na levi postavljeni položaj, priimek in začetnice osebe, ki je poslala sporočilo, njegova telefonska številka v pisarni ter datum in čas prenosa. Na desni so podatki o osebi, ki je dokument sprejela: položaj, priimek in začetnice, telefonska številka, datum in čas sprejema.
8. korak
Odhodno telefonsko sporočilo je sestavljeno v enem izvodu in shranjeno v posebni mapi. Bolje je, da imate dohodno sporočilo v dveh izvodih: prvo daste upravitelju za nadaljnje delo, drugo pa shranite v mapo.
