Poslovna korespondenca je nepogrešljiv sestavni del proizvodne dejavnosti katere koli organizacije, podjetja, podjetja. Kot vsak drug postopek je tudi ta urejen. Določene zahteve veljajo za vsebino in obliko uradnega pisma.
Navodila
Korak 1
Najprej preberite GOST R 6.30-2003, ki podrobno opisuje vse zahteve za oblikovanje uradnega pisma, določene so velikosti in robovi pisave.
2. korak
Uradno pismo zapišite na zakladnico organizacije. Vsebovati mora svoje polno ime, banko in pravne podatke, kontaktne številke, običajni in e-poštni naslov.
3. korak
V zgornjem desnem kotu navedite priimek, ime in zaimek naslovnika, njegov položaj in ime organizacije. Napišite podroben poštni naslov organizacije prejemnice in obvezno navedite indeks.
4. korak
V zgornjem levem polju je običajno mesto za odhodno registracijsko številko tega pisma in datum njegove registracije. Tam bi morali napisati tudi zadevo pisma. Navedeno mora biti v kratki obliki, v enem stavku. Navedba predmeta bo vašemu naslovniku pomagala hitro določiti izvedbo pisma in se odločiti, komu bo zaupana priprava gradiva zanj in odgovor.
5. korak
Vsako pismo, tudi uradno, se začne s pozdravom. Zaželeno je, da vsebuje polno ime in zaimek naslovnika. Začnite pozdrav z besedo "Dragi". Ime in zaimek naslovnika, če ga osebno ne poznate, lahko vedno izveste na internetu ali pokličete podjetje, kjer dela. Ne zanemarjajte te malenkosti, saj je za vas pomembno, da že od prvega stavka pridobite osebo, v imenu katere pišete pismo.
6. korak
V prvem odstavku pred predstavitvijo glavne vsebine pisma naredite kratek uvod - naslovnika opomnite na prejšnje okoliščine, navedite statistične podatke ali druge osnovne informacije, ki bodo potrebne, da bo bolje razumel bistvo vašega sporočila. Prvi, uvodni odstavek naj se začne z besedami: "Hkrati vam pošljemo …", "V skladu z doseženimi dogovori …" ali "Zaradi dejstva, da …" itd.
