Osebje ali računovodski servis podjetja zelo pogosto na zahtevo državnih organov, lokalnih vlad, drugih neodvisnih organizacij, pa tudi na pisno zahtevo zaposlenega, sestavi eno ali drugo potrdilo. Najpogosteje se zahtevajo potrdila, ki potrjujejo, da je oseba zaposlena v določenem podjetju, ali potrdila o plačah. Potrdilo je treba sestaviti kot vsak drug uradni dokument v skladu z določenimi pravili.
Navodila
Korak 1
Za sestavljanje potrdil se uporabljajo listi običajnega papirja A4. Potrdila se praviloma prejmejo od zunanjih organizacij, nato se njihov obrazec lahko formalizira in predstavlja pisemsko glavo podjetja, na sredini lista pa beseda "Pomoč".
2. korak
Če je besedilo pomoči standardno in kratko, lahko uporabite posebne obrazce A5. Označujejo izhodne podatke podjetja in nahaja se matrično besedilo, v katerem je vpisan priimek zaposlenega, za katerega je bilo sestavljeno potrdilo in podatki organizacije, ki ji je zagotovljeno.
3. korak
Organizacijo, ki ji je izdano potrdilo, je treba obvezno omeniti. Lahko je naveden bodisi v zgornjem desnem kotu obrazca kot naslovnik bodisi v besedilu dokumenta. V zadnjem primeru je ta organizacija navedena v zadnjem odstavku besedila, ki se mora začeti z besedami "Potrdilo je bilo izdano za predložitev …".
4. korak
Besedilo spričevala se mora začeti z besedo "Dana", ki navaja priimek, ime in zaimek zaposlenega, za katerega so navedeni podatki, v dativnem primeru. Nakazuje tudi njegov položaj in delovne izkušnje v tem podjetju.
5. korak
V potrdilu mora biti naveden datum njegove priprave in, če se upošteva izdaja potrdil v podjetju, serijska številka dokumenta. Besedilo mora slediti podpisu uradnika, ki je izdal potrdilo, in podpisu vodje podjetja, če je potrdilo zagotovljeno tretji organizaciji. Podpisi so overjeni s pečatom.
