Dandanes, ko imajo številna ruska podjetja poslovne partnerje v tujini, je izmenjava delegacij postala običajna. To pomaga spoznati proizvodnjo na kraju samem, osebno se seznaniti s tistimi, s katerimi lahko sodelujete, oceniti stanje in hitro rešiti poslovna vprašanja. Pri srečanju z delegacijo je treba upoštevati nekaj organizacijskih vprašanj.
Navodila
Korak 1
Na stopnji priprav se pogovorite o velikosti delegacije, pri čemer upoštevajte, da se delovna vprašanja rešujejo hitreje, manjša je. Izberite tudi vrsto svoje strani, tako da bo število udeležencev približno enako številu udeležencev. Pogovorite se, v katerem jeziku bodo potekala pogajanja, in pripravite tolmača, tudi če gost pride s svojim.
2. korak
Pozanimajte se o vprašanjih, ki so pristojna za reševanje tega ali onega člana delegacije, saj se na Zahodu zelo strogo upošteva podrejenost. Obrnite se na enega od gostov, da se prepričate, ali ima glede na svoje dolžnosti pravico do posredovanja informacij.
3. korak
Vnaprej se pogovorite o tistih vprašanjih, ki jih bo treba rešiti, in pripravite vsa potrebna gradiva. Pogovorite se, kateri dokumenti bodo podpisani po koncu pogajanj. Dogovorite se o urniku - ob katerem času bodo začeli, kako dolgo bodo trajali in kdaj bodo odmori.
4. korak
Če delegacijo vodi dovolj pomembna oseba, čim prej pošljite vabilo, da poudarite spoštovanje in povečate verjetnost, da bo obisk potekal in da ta oseba v tem času ne bo imela drugih sestankov.
5. korak
Pripravite ločeno, udobno sobo za sestanke in zagotovite, da je vsakemu udeležencu na sestanku na voljo udobno mesto. Založite si brezalkoholne pijače, kavo, piškote in čudovite jedi. Ne pozabite si natakniti pepelnikov, če vam ni vseeno, da bodo prisotni med sestankom lahko prižgali cigareto.
6. korak
Dogovorite se, ali bo treba pogajanja zabeležiti, privolitev morata dati obe strani. Poskrbite, da bodo gostje sedeli obrnjeni proti vratom, s tem psihološkim trikom se bodo počutili bolj sproščeno. Pazite, da vas med srečanjem ne bodo motili telefonski klici.
7. korak
Bolje je, da lepo in nasmejano dekle sreča delegacijo in jo odpelje na kraj pogajanj. Gostje lahko počaka v avli stavbe, kjer bodo potekala pogajanja. Ko gostje prispejo na zbirališče, je treba takoj predstaviti obe delegaciji, tako da lahko to storijo tisti, ki želijo sedeti ob njih.
