V kateri koli pisarni in v proizvodnji zaposleni pogosto delajo z različnimi vrstami dokumentov, zato je sposobnost sestavljanja uradnih, poslovnih dokumentov potrebna vsem. Hkrati obstajajo splošne zahteve, ki se jih je treba držati pri sestavljanju katerega koli dokumenta - poslovno pismo, naročilo, stališče, navodilo itd.
Navodila
Korak 1
Začnite pripravljati dokument z razjasnitvijo njegove izvedljivosti in vrste vprašanj, ki jih je treba rešiti. To vam bo pomagalo določiti vrsto dokumenta in njegovo obliko, ki v veliki meri določata naravo in slog predstavitve njegove vsebine.
2. korak
Preglejte zakone in predpise vlade in agencij, ki urejajo način reševanja teh vprašanj. To je zelo pomembna stopnja, ki prikazuje vašo pismenost in vam omogoča, da sestavite dokument, ki v celoti ustreza ustaljenemu postopku za obdelavo in reševanje delovnih vprašanj. To bo tudi pomagalo določiti naslovnika, organ za odobritev in usklajevanje ter zagotoviti, da vsebina tega dokumenta in njegova oblika pristojnosti te organizacije.
3. korak
Preučite besedila upravnih in regulativnih dokumentov, tako da dokument, ki ga sestavljate, ni v nasprotju z njimi in jih ne podvaja. Za to je treba imeti elektronsko bazo podatkov o takšnih dokumentih.
4. korak
Zberite informacije o utemeljenosti vprašanj, ki jih je treba rešiti, sestavite osnutek dokumenta. Pri pripravi uporabljajte matrična besedila in standardne besedne zveze in izraze, ki se tradicionalno uporabljajo v poslovnih dokumentih. Raziščite druge dokumente, ki so bili razviti v vaši organizaciji ali sistemu enakovrednega podjetja, in si za pisanje vzemite njihov slog pisanja.
5. korak
Glavno besedilo dokumenta naj bi spodbudilo nekaj, da bi prepričalo. Biti mora obrazložen in logičen. Besedila je treba dosledno upoštevati v pravnem smislu. Na prvem mestu so zahteve po zanesljivosti in objektivnosti predstavljenih informacij. Besedilo mora biti natančno ter čim bolj poučno in jedrnato. Seveda v njem ne sme biti slovničnih, ločilnih ali slogovnih napak. Če v dokumentu omenite informacije, ki jih vsebuje drug vir ali dokument, morate navesti vse izpise.
6. korak
Uredite osnutek dokumenta in ga uskladite s tistimi osebami, ki so za to pooblaščene. Po tem sestavite dokument v skladu s sprejetimi normami in ga podpišite.
