Vsako javno ali poklicno združenje ima organ upravljanja, ki mora s pogostostjo, določeno v njegovi listini, sklicati vse zainteresirane stranke, da sestavijo poročila in volilne sestanke. Vstop na takšna srečanja je odprt za vse člane določene družbe ali delegate iz skupin udeležencev, s čimer uveljavljajo svojo pravico do sodelovanja v njenih dejavnostih.
Navodila
Korak 1
Razmislite o dnevnem redu sestanka. Ker sta poročilo in volitve eno pomembnih vprašanj, naj bi bila volilna udeležba v tem primeru največja. Zato lahko poleg teh tem na dnevni red vključite še druga pereča vprašanja, o katerih boste razpravljali s člani svojega združenja. Odločite se za čas in kraj, kjer bo poročevalno in volilno srečanje. Prostor, v katerem je predvideno, mora biti javen in dovolj prostoren, da sprejme vse.
2. korak
Obvestite vse zainteresirane stranke o poročevalskem in volilnem sestanku. Če želite to narediti, morate poslati vabila z navedbo dnevnega reda, datuma in kraja sestanka. Objave s temi informacijami objavljajte na mestih, kjer jih lahko vidi največje število članov združenja. Po potrebi tak oglas objavite v medijih in na televiziji.
3. korak
Dogovorite se, da se registracija udeležencev začne pol ure pred začetkom sestanka. Določite zadostno število registrarjev, tako da bodo imeli vsi udeleženci do začetka dogodka možnost vnosa svojih osebnih podatkov. Običajno je to priimek, ime in ime, organizacija ali njena strukturna enota, naslov kraja registracije ali prebivališča, kontaktni podatki.
4. korak
Izvolite predsednika in tajnika seje. Upoštevajte, da predsednik vašega izvoljenega organa ne more biti izvoljen za predsednika skupščine. Če je to potrebno z zakonskimi dokumenti, izberite mandatno komisijo, ki preverja pooblastila poslancev, če so izvoljeni iz skupin članov združenja.
5. korak
Tajnik mora voditi zapisnik. V zapisniku navedite število na seji navzočih delegatov ali članov združenja, ki je bil izvoljen za predsednika, tajnika in s kakšnimi rezultati glasovanja.
6. korak
Predsednik izvoljenega organa pripravi poročilo o opravljenem delu. V protokolu odražajte skupno število glasov z oceno - ali je priznana kot zadovoljiva ali ne. Na seji je treba obravnavati predloge za novo sestavo izvoljenega organa, razpravljati in glasovati o vsakem kandidatu posebej. Rezultate glasovanja zapišite v zapisnik.
7. korak
Po obravnavi vseh vprašanj, ki so bila začrtana na dnevnem redu, ga mora predsednik seje zaključiti in skupaj s tajnikom podpisati zapisnik seje.
