Arhivske ustanove ne hranijo le dokumentov, temveč tudi državljanom omogočajo dostop do arhivskih informacij. Eden od načinov za uresničitev te možnosti je dostop do arhivskih dokumentov v čitalnicah. Poglejmo si podrobneje, kdo lahko obišče čitalnice in kako delujejo.
Čitalnice v državnih zgodovinskih arhivih so potrebne, da lahko obiskovalci delajo z dokumenti. Raziskovalci praviloma delajo z dokumenti za namen pisanja znanstvenih člankov, člankov, knjig, pa tudi tisti, ki sestavljajo rodoslovna drevesa.
Če želite priti v čitalnico, morate v arhiv priti z osebno izkaznico (potni list, vozniško dovoljenje), izpolniti prijavnico in vlogo, ki navaja temo dela. Zdaj je v mnogih arhivih to mogoče po elektronski pošti, pošiljanju optično prebranih dokumentov, ob obisku čitalnice pa jih morate posredovati v izvirni obliki.
Tisti, ki iščejo sorodnike, katerih informacije so potrebne v zadnjih 75 letih, morajo imeti pri sebi dokumente, ki dokazujejo sorodstvo. Torej, če potrebujete informacije o včlanitvi v domski komsomol po očetovi strani, morate imeti pri sebi očetove dokumente in dokumente (rojstni list, potne liste, s katerimi lahko izsledite priimek, ter poročno listino za ženske). Poleg tega mora uslužbenec čitalnice obiskovalce seznaniti s pravili dela.
Po papirologiji v čitalnici dobi obiskovalec vodnike in druge metodološke pripomočke: sezname, registre zalog, indekse, kataloge) Potem je uporabnik sezname s skladi že seznanil.
Arhivski popis je arhivski imenik, ki vsebuje sistematiziran seznam skladiščnih enot arhivskega fonda, zbirke in je namenjen njihovemu računovodstvu in razkrivanju vsebine.
Obiskovalec pripravi zahtevo, v kateri navede izbrane primere. Omejitve števila primerov določajo arhivi v skladu s pravili dela. Raziskovalec datotek ne bo mogel prejeti takoj, ampak po času, ki ga določajo pravila arhiva. Običajno je obdobje od 1 do 3 dni. Dejstvo je, da je v arhivih shranjenih na tisoče dokumentov in jih je preprosto nemogoče hitro prevzeti. Primeri so shranjeni v velikih arhivih, ki so lahko celo v različnih stavbah, če ima arhiv več stavb. Zato je potreben čas za iskanje primerov. Poleg tega morajo zaposleni, preden jih izdajo, pregledati posamezne liste po straneh in zabeležiti prisotnost vseh dokumentov. Šele po tem bodo primeri lahko prišli v čitalnico.
Pripravljeni morate biti tudi na to, da so nekateri dokumenti za uporabnike zaprti. To je posledica tajnosti nekaterih informacij (državnih skrivnosti, osebnih podatkov itd.). Omejene dokumente si lahko ogleda samo osebje arhiva. Če raziskovalec potrebuje določene podatke iz takšnih dokumentov, lahko naroči potrdilo (družbeno-pravno ali tematsko poizvedbo), ki bo izvedeno v določenem roku.
Poleg tega je včasih omejitev mogoče pripisati slabemu fizičnemu stanju dokumenta.
Po izdaji v čitalnico ima raziskovalec pravico delati z dokumenti in delati izpiske iz njih. Kopiranje (fotografiranje, skeniranje, fotokopiranje) je praviloma plačljiva storitev.
Ko je raziskovalec opravil potrebno delo, se datoteke predajo zaposlenemu v čitalnici, ki jih prenese v arhivsko shrambo. Arhivisti preverjajo prisotnost in stanje dokumentov po posameznih straneh in jih nato postavijo na svoje mesto.
Razvita so bila določena pravila o tem, kaj se lahko in česa lahko počne v čitalnici. Tako je na primer strogo prepovedano v čitalnico prinašati hrano, priti v vrhnjih oblačilih, z velikimi torbami in paketi. Z dokumenti je bolje delati z rokavicami - na ta način lahko podaljšate njihovo varnost in se zaščitite pred prahom. Dejstvo je, da po listanju s prsti na listih ostanejo znojne maščobne sledi na papirju, ki ga tudi uničijo. Seveda ne morete raztrgati listov, jih iztrgati iz ohišja, pisati nanje. Saj vsak arhivski dokument vsebuje zgodovino. Sam po sebi je edinstven. Dlje kot lahko shranjujemo dokumente, dlje nam lahko služijo v našo korist.
