Veliko je odvisno od pravilnosti pisanja pisma: kako bo prejemnik zaznal informacije, ali bo razumel bistvo zastavljenega vprašanja, kakšen odnos bo imel do pošiljatelja. Če bo oseba napisala pismo, mora to storiti kompetentno in se mora vsekakor držati stroge strukture predstavitve.
Navodila
Korak 1
Najprej morate pravilno navesti naslov prejemnika. Poleg tega je pomembno, da prejemnik ve, kdo je poslal pismo, sicer lahko konča v košu za smeti. Povratni naslov je pomemben, če pismo iz kakršnega koli razloga ni dostavljeno naslovniku.
2. korak
Poslovno pismo se natisne na računalniku, tudi če ima pošiljatelj kaligrafsko pisavo. Prijazno pismo je napisano ročno, prinaša nekakšno bližino komunikaciji.
3. korak
V prvi vrstici pisma je praviloma na sredini pozdrav. Prejemnika postavi k pošiljatelju. Osebna pritožba pomeni, da razumete, komu pišete.
4. korak
Glavni del vsebuje informacije, ki jih naslovnik skuša posredovati naslovniku. V poslovnem pismu je po kratkem uvodu, v katerem je naveden razlog za pismo, navedeno bistvo zadeve: prikazane so številke in dejstva. V prijateljskem pismu se pred pogovorom o svojih zadevah splača vprašati o zadevah sogovornika: dva ali tri stavke, tako da oseba razume, jo zanima, je slišan in razumljen.
5. korak
Na koncu se je treba posloviti, priporočljivo je uporabljati formulativne besedne zveze: s spoštovanjem, z ljubeznijo. Poslovno pismo mora vsebovati podpis in datum; v prijateljskem pismu je lahko risba v obliki srca, poljuba ali medvedka.
