V sodobni družbi, ko se ceni vsaka minuta časa, so telefonski pogovori postali najpogostejša oblika komunikacije med ljudmi. Prijatelji in znanci, sorodniki in prijatelji komunicirajo s pomočjo telefonskih komunikacij, potekajo poslovna pogajanja. Kako pravilno govoriti po telefonu?
Osnovna pravila, ki jih je treba upoštevati pri telefonskem pogovoru, morajo biti enaka za vse zaposlene:
- Odgovori na vse dohodne klice.
- Pokličite telefon takoj po klicu, ne da bi stranko silili, da uro pokliče v objekt.
- Ko sprejmete klic, ne pozabite izreči svojega pozdrava, imenovati organizacije in se predstaviti.
- Če se kličoči ne predstavi, vljudno poiščite ime in ime s stavkom: "Kako vas lahko kontaktiram?"
- Pravilno morate govoriti po telefonu in poskušati v pogovoru dovoliti besednih zvez: "Kaj potrebuješ", "Nikogar ni", "Ne vem nič." To spodkopava ugled ustanove in povzroča dvoumen odnos do zaposlenih, zaradi česar dvomijo o svoji strokovni usposobljenosti.
- Spremljajte svojo izgovorjavo, intonacijo in hitrost govora, tako da vas klicatelj dobro razume.
- Če je med telefonskim pogovorom vklopljena druga telefonska linija, se morate opravičiti prvemu naročniku, dvigniti sprejemnik in drugega naročnika obvestiti, da ste zasedeni. Ne pozabite ga vprašati, ali bo pričakoval ali ga boste pozneje poklicali. Šele nato nadaljujte pogovor s prvim naročnikom.
- Če klicatelj prosi za zaposlenega, ki je trenutno odsoten, se mu obvezno opravičite in navedite čas, ko bo na delovnem mestu.
- Natančno poslušajte naročnika, poskušajte ga ne prekinjati ali prepirati. To je najboljši način za pridobitev potrebnih informacij od sogovornika.
- Na koncu pogovora hvala za klic.
Pri vodenju telefonskih pogovorov s prijatelji in družino obstajajo tankosti. Ne pozabite na pravila dobre forme. Pred samim pogovorom psihologi priporočajo, da naredite enega ali dva uvodna stavka in šele nato pogovor nadaljujete. Vprašajte prijatelja, če ima prosti čas za pogovor po telefonu. Po bontonu naj pogovor ustavi tisti, ki je poklical.
Če se držite teh preprostih smernic, bodo telefonski klici odličen način za komunikacijo z mnogimi ljudmi.
