Organizacija konference je postopek, ki mu je treba dodeliti najmanj tri mesece. Seveda zgodovina pozna veliko primerov uspešne priprave konferenc v nekaj dneh, a da bi dogodek potekal v celoti v skladu z normativi, traja vsaj tri mesece.
Navodila
Korak 1
Najprej se odločite za temo in vrsto konference, odvisno od tega bo v prihodnosti izbrana dvorana in oblikovan program prireditve.
2. korak
Naslednja točka je program predstav in vse, kar je z njim povezano. Odločite se za čas konference, število udeležencev, število odmorov, čas začetka in konca konference. Uskladite čas z zvočniki.
3. korak
Najemite dvorano glede na to, kaj morate izvesti. Biti mora dovolj prostoren in udoben, da sprejme udeležence, katerih število je bilo navedeno v prejšnjem koraku. Dvorana naj bo opremljena s projektorjem ali plazemsko ploščo, pa tudi s tribuno za zvočnike.
4. korak
Začnite zaposlovati udeležence vsaj dva meseca in pol pred konferenco. Ustvarite vabila, ki vključujejo kraj, čas in ime konference ter čemu bo namenjena. Vzpostavite ravnovesje med kratkostjo in dostopnostjo predstavljenega materiala. Začnite klicati in pošiljati e-pošto, osebno predajte vabila najpomembnejšim gostom konference ali jih pošljite po pošti.
5. korak
Vse osebje konference mora imeti na konferenci značko s priimkom, imenom in naslovom. Optimalno bi moralo biti mesto enako - "organizator". Na dan konference mora biti skupščina uro pred začetkom registracije. Postavite zaposlene v avlo stavbe, na izhodu iz dvigala itd. To je potrebno, če želite narediti več obratov, da pridete do okenca za prijavo.
