Če je vaša organizacija odgovorna za izvedbo znanstvene konference ali je imenovana za to, to ni samo častna naloga, ampak tudi veliko organizacijsko delo, pri katerem je treba upoštevati vse malenkosti.
Navodila
Korak 1
Ustvarite organizacijski odbor konference, katere sestava bo določena z ukazom. Določite predsednika, ki bo vodil in usklajeval člane odbora. Določite čas konference in pogoje ustanovljenega odbora. V naročilu navedite, kako boste plačevali za zaposlene, ki so njegovi člani. Pošljite napoved konference in v priponki navedite zahteve za poročila, obseg povzetkov in rok za njihovo oddajo.
2. korak
Odločite se za vire financiranja, to je lahko ciljno financiranje iz proračuna, privabljanje sponzorstva in sredstev samih udeležencev konference.
3. korak
Pošljite vabila vsem potencialnim udeležencem konference in načrtovani program konference. Odločite se o številu udeležencev in govorcev, ki so pripravljeni svoje znanstvene dosežke in rezultate raziskav deliti s kolegi. Vprašajte udeležence, ali morajo rezervirati hotelsko sobo in rezervirati.
4. korak
Dogovorite se s tiskarno, da objavi izvlečke poročil v ločeni brošuri in po potrebi naročite, da program prireditve razdeli udeležencem, značke z njihovimi imeni, začetnicami in imenom organizacije.
5. korak
Glede na število udeležencev določite, koliko prostora potrebujete, in najemite posebno sobo, opremljeno za prireditve tovrstnih prireditev. Premislite, kakšno opremo bo treba dodatno opremiti, preverite razpoložljivost potrebnega števila računalniških prodajnih mest, projekcijskih zaslonov itd. Razmislite o delovanju bifeja, kjer lahko udeleženci srečanja med odmori popijejo skodelico kave in prigrizek.
6. korak
Premislite o programu konference in ga po potrebi razdelite na odseke. Razmislite, kje se lahko izvajajo takšne sekcije. Upoštevajte govore gostov konference, organizatorjev in udeležencev programa. Naročite pisalne potrebščine za udeležence konference - značke, beležke in pisala so standardni.
7. korak
Ustvarite pakete dokumentov, promocijskega materiala in pisalne potrebščine, ki jih boste skupaj z značkami razdelili udeležencem konference.
