Tiskovne konference so pomemben sestavni del PR-dejavnosti vsakega podjetja. Po njihovi zaslugi lahko mediji in zainteresirana javnost dobesedno iz prve roke dobijo ažurne informacije od uradnih predstavnikov določene organizacije, vodstvo podjetij pa lahko izrazi svoje stališče do najpomembnejših vprašanj. Da pa bi tiskovna konferenca prinesla res dobre rezultate, jo je treba pravilno organizirati.
Navodila
Korak 1
Če vam je zaupana organizacija in izvedba tiskovne konference, najprej določite, kateri cilj želite doseči: povejte o kakršnem koli uspehu vašega podjetja, opozorite javnost na kakšen problem, določeno javno osebo predstavite v zmagovalni luči itd. P. Nato izberite kraj in čas za tiskovno konferenco. Upoštevajte, da je te dejavnosti najbolje izvajati sredi delovnega tedna (torek-sreda-četrtek) zjutraj ali popoldan, vendar najkasneje do 16. ure.
2. korak
Izberite kraj za tiskovno konferenco glede na organizacijske zmožnosti vašega podjetja in število načrtovanih povabljenih. Prosimo, upoštevajte, da je za novinarje dovolj sedežev. Vnaprej se prepričajte, da so v sobi mikrofoni, projekcijski zasloni (če je potrebno) in prosti prostor za namestitev TV kamer.
3. korak
Naredite seznam medijev in organizacij, katerih predstavnike bi radi videli na vašem dogodku. Pripravite in pošljite sporočila za javnost in vabila vsaj dva tedna pred načrtovanim dogodkom. Po odposlanih vabilih je priporočljivo, da osebno pokličete naslovnike in se seznanite z njihovo odločitvijo, da se udeležite ali ne udeležite tiskovne konference. Tako ne boste določili le števila prihodnjih gostov, temveč tudi dodatno opozorili na vaš dogodek, če so ga ljudje pozabili ali niso prejeli vašega sporočila za javnost.
4. korak
Za vse prihodnje udeležence tiskovne konference pripravite potrebno predstavitveno gradivo. Nabor udeležencev običajno vključuje kopijo sporočila za javnost, seznam uradnikov, ki bodo na tiskovni konferenci govorili s svojimi polnimi imeni in položaji, dnevnim redom (vrstni red in teme govorov), reklamnimi in promocijskimi materiali. Veliko bolje je videti, če so vsi predstavitveni materiali za vsakega udeleženca oblikovani kot en sam komplet v službeni mapi z logotipom organizacije.
5. korak
Če nameravate za udeležence uvesti akreditacijo, jih o tem predhodno obvestite in jim povejte, katere podatke zanjo potrebujete (ime, položaj, podatki o potnem listu itd.). Vnaprej pripravite imenske značke za vse udeležence in kartice, ki jih boste postavili na mize z navedbo imen in naslovov govorcev. Če je tiskovna konferenca načrtovana dovolj dolgo, poskrbite, da bodo pogoji za njene udeležence udobni: bife s pijačo in prigrizki, kadilnice in sanitarije, določite čas za odmore.
6. korak
Po tiskovni konferenci se prepričajte, da se obrnete na uredništva prisotnih medijev in povprašate o materialih, ki so nastali kot rezultat. Prosite za kopije publikacij, če ni bilo predhodno dogovorjeno.
