Naše družbeno in poslovno aktivno življenje je pogosto povezano z udeležbo na različnih vrstah sestankov - naj gre za sestanek delničarjev, skupščino članov zadruge, HOA ali katera koli druga javna srečanja. Vloga tovrstnih srečanj je razrešiti in dokumentirati vitalna vprašanja, ki se nanašajo na dejavnosti javnih organizacij ali pravnih oseb. Pravilna refleksija sklepov, sprejetih na sestankih, v dokumentih potrjuje njihovo legitimnost in je pravni dokument.
Navodila
Korak 1
Za pripravo zapisnika sestanka uporabite standardne liste A4 za pisanje. Naslov zapisnika mora vsebovati naslov dokumenta in uvodni del, ki odraža razlog, zaradi katerega je bil sestanek državljanov ali delničarjev.
2. korak
Pod naslovom navedite datum srečanja in naslov, na katerem je potekal, ter število prisotnih. Če so prisotni svojo udeležbo označili v skladu z registracijskim listom, mora biti to tudi zapisano v protokolu. Odražajte obliko srečanja: s predhodno anketo, po zasebnem naročilu z osebno prisotnostjo ali s kombinirano obliko udeležbe.
3. korak
Navedite priimke, imena in imene predsednika in tajnika, ki jih je izvolila seja, odražajo število glasov, oddanih za, proti in vzdržanih kandidatur.
4. korak
Opišite seznam vprašanj na dnevnem redu, začenši z najbolj perečimi, oštevilčite jih in zapise govorov, razprav in glasovanja za vsako številko, začnite z njihovo številko. Pri snemanju govorov je treba navesti le glavno bistvo predstavljenega poročila. Treba je navesti jedrnato, vendar v obliki, ki izključuje dvoumnost. Po potrebi lahko besedilu govora priložite zapisnik. Vse opombe in pripombe, povezane z bistvom govora, je treba navesti z navedbo imen.
5. korak
Zapis za vsako številko se mora končati z odločitvijo z navedbo rezultatov glasovanja. Po besedilu razprave o vseh vprašanjih dnevnega reda navedite, da je bila splošna odločitev seje razglašena za zaključeno.
6. korak
Zapisnik podpišeta predsednik in sekretar seje ter ju vložita svoji organizaciji ali njenemu predsedniku.
