Dokumente je mogoče podpisati na več načinov. Njegova zasnova je odvisna od vrste dokumenta in je določena z državnimi standardi za poslovodno dokumentacijo in zveznimi zakoni.
Besedi "podpis" in "seznam" sta paronim, to je beseda istega korena, podobna po zvoku. Podpis je ročno napisan priimek, osebni znak za overitev dokumenta, je tako individualen kot prstni odtis. Brez podpisa se dokument šteje za neveljavnega. Slikarstvo pa je okrasno ali plosko slikanje, ki krasi stene, posode, tkanine itd. Na primer, slikanje "pod Khokhlomo". Izraz "pod podpisom" se v zakonodaji uporablja v pomenu glagola "znak". Faksimil (fac simile - naredi kaj takega) je pečat, kliše, s pomočjo katerega se reproducira lastnoročni podpis osebe, ki podpiše številne dokumente. Zagotovljena ji je velika količina tistih papirjev, ki ne pomenijo materialne odgovornosti - potrdil, pisem. Faksimil je povpraševan v podjetjih z velikim delovnim tokom, kjer upravitelj ne more dati osebnega podpisa na vse papirje. V skladu z Civilnim zakonikom Ruske federacije imajo faksimilni dokumenti pravno veljavo. Faksimil ni priporočljiv za uporabo v uradnih dokumentih. Z zakonom je prepovedano postavljati klišeje na nekatere dokumente strogega poročanja. Oseba osebno podpiše dokument. Faksimil lahko dostavi katera koli oseba, pooblaščena za takšno dejanje. Postopek shranjevanja in uporabe klišejev v organizaciji je običajno predpisan v lokalnem zakonu - predpisih, navodilih. Določa seznam dokumentov, na katere je mogoče pritrditi faksimile, in identificira osebo ali skupino oseb, katere dolžnosti vključujejo zagotavljanje varnosti klišeja in njegove uporabe. Poleg tega je predpisana odgovornost za kršitev tega reda. Z razvojem elektronske tehnologije se je pojavil elektronski podpis. Digitalni dokument, podpisan s takšnim podpisom, se prepozna v primerih, ko ni treba sestaviti dokumenta na papirju. Vprašanja uporabe elektronskih podpisov ureja zvezni zakon "O elektronskih digitalnih podpisih".
